Storytelling nella comunicazione interna: come partire da una persona

Strano ma vero: le comunicazioni interne più efficaci non parlano dell'organizzazione. Parlano delle persone dentro all'organizzazione.

C'è una differenza gigantesca tra "abbiamo lanciato il nuovo processo di onboarding" e "Martina è entrata in azienda a ottobre senza conoscere nessuno. Sei mesi dopo gestisce un progetto con un team di cinque persone. Ecco cosa ha reso possibile questo".

La domanda che il lettore si fa in silenzio

La seconda versione risponde a una domanda che ogni lettore si fa davanti a qualsiasi comunicazione interna: "Cosa c'entro io, come persona, in tutto questo?"

La prima frase informa, la seconda racconta. Chi legge la prima la archivia, e chi legge la seconda tende a ritrovarcisi: ha cominciato anche lui, a un certo punto, senza conoscere nessuno.

Più vado avanti, più penso che le testimonianze reali e le storie vere siano molto più di un vezzo narrativo. Sono il modo più diretto per far sì che le informazioni arrivino davvero, invece di scivolare via come tutto il resto.

Ogni organizzazione ha storie

Le organizzazioni, tutte, hanno storie straordinarie da raccontare. Il rischio è pensare che una storia valga la pena solo se è eccezionale: un traguardo, un premio, un lancio internazionale.

Le storie che funzionano meglio, spesso, sono piccole. Una persona che ha cambiato il modo di fare una cosa piccola e quotidiana. Un errore da cui è venuto fuori qualcosa di utile. Un team che ha risolto un problema irritante che tutti conoscevano.

Una struttura semplice per cominciare

Non serve un manuale di narrativa. Per una storia breve di comunicazione interna bastano tre passaggi.

• Una persona, con un nome e un ruolo, e il momento in cui la storia comincia.
• Cosa è successo, con un dettaglio concreto: un giorno, un luogo, una frase detta.
• Cosa è cambiato, e cosa può portare via chi legge, anche una cosa piccola.

La parte più difficile, per chi comincia, è tagliare. Una storia di dieci righe che si legge fino in fondo fa più lavoro di una di cinquanta che si abbandona a metà.

Gli errori che rovinano una storia

Ci sono alcuni errori che ritornano. Conviene nominarli, perché da dentro si riconoscono tardi.

• La storia sembra un comunicato. Il protagonista è l'azienda, il verbo è impersonale "è stato lanciato", e le persone compaiono solo in una citazione finale.
• Troppi nomi e troppi numeri. Chi legge si ricorda di una persona e di un dettaglio. Il resto fa rumore.
• Manca un momento preciso. "Il team ha collaborato" non è una scena. "Martedì alle otto abbiamo spento il vecchio sistema" lo è.
• Il finale spiega la morale. Se la storia funziona, chi legge la capisce da solo, e la frase che la spiega toglie forza.

Quanto deve essere lunga

Una storia di comunicazione interna può stare in centocinquanta parole. Conta più la scelta di cosa lasciar fuori che quanto si riesce a scrivere. Una buona prova: se riesci a raccontarla a voce in trenta secondi, puoi scriverla in poche righe.

Dove pubblicare una storia di comunicazione interna

La storia ha bisogno di un posto dove chi legge è già in ascolto, e non necessariamente del canale più grande. Una rubrica fissa nella newsletter, uno spazio nella riunione di team, una scheda nella intranet vicino alle notizie di servizio. L'importante è che compaia con regolarità: una storia isolata sembra un caso, una serie, magari mensile, comincia a costruire un'abitudine.

Come raccogliere le storie

La storia non si inventa e non si scrive da soli alla scrivania. Si raccoglie parlando, con una domanda semplice: "Cosa è successo, l'ultima volta che hai fatto una cosa in modo diverso dal solito?".

Poi si fa rileggere il testo alla persona. Il permesso di chi è raccontato conta, e anche quello della sua organizzazione: niente nomi e niente dettagli che qualcuno non vorrebbe vedere pubblicati.

Domande frequenti

Perché lo storytelling funziona nella comunicazione interna?

Perché risponde alla domanda che ogni lettore si fa: "cosa c'entro io, come persona, in tutto questo?". Una storia con una persona dentro è più facile da ritrovare di un comunicato.

Come si struttura una storia breve?

Una persona con nome e ruolo e il momento in cui comincia, cosa è successo con un dettaglio concreto, cosa è cambiato e cosa può portare via chi legge.

Quanto deve essere lunga una storia di comunicazione interna?

Può stare in circa centocinquanta parole. Una buona prova: se si riesce a raccontarla a voce in trenta secondi, si può scrivere in poche righe.

Come si raccolgono le storie?

Parlando con le persone, con una domanda semplice: "cosa è successo, l'ultima volta che hai fatto una cosa in modo diverso dal solito?". Poi si fa rileggere il testo alla persona e si chiede il permesso.

Per approfondire: perché i messaggi non vengono capiti e come accogliere i nuovi assunti con un racconto. Per partire dalle basi: Comunicazione interna, da zero.