Onboarding dei nuovi assunti: una checklist da sola non basta

L'onboarding è il momento in cui decidi se una persona resterà cinque anni o se ne andrà dopo dodici mesi. Lo penso più della valutazione delle performance, più dello stipendio, più, almeno all'inizio, del capo che le tocca in sorte.

Le prime settimane sono quelle in cui le persone si fanno un'idea di come funzionano davvero le cose. Capiscono se il posto somiglia a quello che era stato raccontato al colloquio, se i valori sono veri o decorativi, se hanno fatto la scelta giusta.

La checklist e il racconto

Molte organizzazioni trattano l'onboarding come un elenco di cose da fare: firmare il contratto, configurare il portatile, conoscere il team. Fatto.

Una checklist è utile, e nessuno dovrebbe rinunciarci: serve a non dimenticare niente. Il limite è che si ferma a ciò che si può spuntare.

Quelle che trattengono le persone, secondo me, raccontano anche una storia: chi siamo, come lavoriamo, dove ti collochi tu e perché sei importante. Tra una checklist e un racconto passa la distanza che c'è tra una transazione e una relazione.

Cosa dovrebbe dire la comunicazione interna ai nuovi arrivati

La comunicazione interna ha un ruolo preciso in questo periodo, che spesso si dimentica perché l'onboarding sembra una faccenda del personale e dei capi. Può occuparsi di alcune cose molto concrete.

• Il benvenuto: un messaggio che dica chi sei e cosa potrai fare nei primi giorni, scritto con la voce delle persone e non con quella dei moduli.
• La mappa dei canali: dove si trovano le notizie, dove si chiede aiuto, cosa si legge e cosa si può ignorare senza sensi di colpa.
• Le storie: due o tre racconti brevi di persone entrate da poco, che dicano cosa hanno trovato difficile e cosa ha aiutato.
• Un appuntamento dopo trenta giorni, per chiedere cosa non è stato chiaro. Gli occhi nuovi vedono quello che chi è dentro non nota più.

Ascoltare i nuovi arrivati

Quando arriva una persona nuova in un team, una delle prime domande da farle riguarda la comunicazione interna. Gli occhi nuovi vedono cose che chi è dentro il sistema fa più fatica a notare.

Le risposte, quasi sempre, dicono qualcosa che non si era ancora capito. Quello che sembrava ovvio a chi c'è da anni è un labirinto per chi arriva, e quello che era stato curato con attenzione spesso non l'hanno visto.

Un percorso nei primi trenta giorni

Un onboarding che racconta qualcosa si può pianificare come un percorso breve, con tre momenti.

• Il primo giorno: un messaggio di benvenuto con poche cose da sapere e una persona a cui chiedere. Il resto può aspettare.
• La prima settimana: la mappa dei canali, una storia di qualcuno entrato da poco e un invito a una conversazione informale con il team.
• Il trentesimo giorno: una domanda aperta, "cosa non ti è stato chiaro?", e la promessa di rispondere davvero.

Il calendario serve anche qui. Se sai quando arrivano i nuovi, puoi preparare i messaggi per tempo, invece di scriverli la sera prima.

Il ruolo dei manager

Il manager è il primo canale di comunicazione interna di una persona appena arrivata, spesso prima di qualsiasi intranet. Quello che dice nei primi giorni pesa più di una guida ben fatta.

Per questo conviene dargli qualcosa di semplice: tre cose da dire il primo giorno, tre domande da fare dopo una settimana, un promemoria per il colloquio a trenta giorni. Pochi punti, scritti in modo che li si possa usare in maniera semplice.

Come cominciare: la storia di chi è arrivato da poco

Se vuoi provare qualcosa di piccolo, chiedi a una persona entrata da qualche mese di raccontarti la sua prima settimana: cosa ha trovato chiaro, cosa l'ha messa in difficoltà, chi le ha dato una mano. Poi scrivi quello che ti ha detto, con il suo permesso, e pubblicalo nei canali dove i nuovi arrivati leggeranno.

Domande frequenti

Perché una checklist non basta per l'onboarding?

Perché si ferma a ciò che si può spuntare. Nelle prime settimane le persone si fanno un'idea di come funzionano davvero le cose, e per questo serve anche un racconto di come si lavora.

Cosa dovrebbe comunicare la comunicazione interna ai nuovi arrivati?

Un benvenuto con la voce delle persone, la mappa dei canali, due o tre storie brevi di chi è entrato da poco e un appuntamento dopo trenta giorni per chiedere cosa non è stato chiaro.

Come si struttura il primo mese?

Il primo giorno un messaggio di benvenuto con poche cose da sapere e una persona a cui chiedere. La prima settimana la mappa dei canali, una storia e una conversazione informale con il team. Al trentesimo giorno la domanda "cosa non ti è stato chiaro?" e la promessa di rispondere.

Che ruolo hanno i manager nell'onboarding?

Sono il primo canale di comunicazione interna di chi arriva. Conviene dare loro tre cose da dire il primo giorno, tre domande per dopo una settimana e un promemoria per il colloquio a trenta giorni.

Per approfondire: come fare un audit con gli occhi dei nuovi colleghi e come raccontare una storia partendo da una persona. Per partire dalle basi: Comunicazione interna, da zero.