Webinar aziendali: meglio una partecipazione alta o una partecipazione vera?

Vedere numeri alti di partecipanti a un webinar o a un'iniziativa di comunicazione interna fa sempre piacere. Sedersi sugli allori, però, sarebbe probabilmente un errore, e fermarsi a pensare a cosa c'è davvero dentro quel numero è un esercizio che consiglio.

Due modi di riempire una sala virtuale

Il primo è bloccare l'agenda di tutti. La partecipazione, in quel caso, sale quasi sempre. Dentro quel totale ci sono però anche persone a cui l'iniziativa magari non interessava, che hanno aperto la finestra e hanno continuato a lavorare nel frattempo, con la telecamera spenta e l'audio muto.

Il dato mi dice che ha funzionato. La realtà, forse, no.

Il secondo è lasciare libera l'iscrizione. Il numero cala. Quello che resta, però, è tutto vero: chi c'è ha scelto di esserci. Si corre il rischio di perdere per strada chi sarebbe stato interessato ma non ha visto l'invito in tempo, si è perso il messaggio o non si è attivato.

Due errori, e quale tenersi

Sono due errori diversi, e vale la pena dare un nome a ciascuno.

Con l'agenda bloccata si rischia di contare presenze che non sono attenzione. Con l'iscrizione libera si rischia di lasciare fuori persone che avrebbero voluto esserci. Il primo gonfia il numero, il secondo lo restringe.

Quale sia più accettabile dipende da cosa vuoi ottenere. Se l'evento serve a dare un'informazione che riguarda tutti, come un cambio di orari o una nuova regola, tenere l'agenda aperta a tutti ha senso. Se serve a parlare di un tema per chi se ne occupa, un numero più piccolo e più vero lavora meglio.

C'è anche una via di mezzo: invito aperto a tutti, agenda bloccata solo per chi è direttamente coinvolto, registrazione disponibile per gli altri. Richiede più organizzazione, e dà un numero molto più facile da interpretare.

Cosa guardare accanto al totale

Un totale solo è un dato povero. Accanto si possono mettere cose che costano poco da raccogliere.

• Quante persone sono rimaste fino a metà dell'evento, e quante fino alla fine.
• Quante domande sono arrivate in chat, e se riguardavano il tema o la logistica.
• Quante persone hanno rivisto la registrazione nei giorni dopo.
• Quante hanno risposto a un sondaggio di due domande, se l'evento ne prevedeva uno.
• Cosa è successo la settimana seguente: qualcuno ha usato quello che è stato presentato?

Se il totale è alto e le domande sono poche, la sala era piena e silenziosa. Può essere un buon segno, e può essere lo stesso fenomeno delle finestre aperte con altro dietro. Il totale, da solo, non lo dice.

Come leggere una sala silenziosa

Il silenzio ha almeno tre spiegazioni, e cambiano molto il significato del numero.

• Il tema era chiaro e non servivano domande. Succede, ed è un buon risultato.
• Il formato non invitava a parlare. Un monologo di quaranta minuti seguito da due di domande è un formato che scoraggia.
• Le persone non erano davvero lì. Il tempo medio di permanenza lo rivela meglio di qualunque ipotesi.

Per distinguere servono un dato dal programma di videochiamata, che di solito registra quanto tempo ciascuno è rimasto collegato, e una conversazione con due o tre partecipanti dopo l'evento. Bastano pochi minuti con qualcuno che c'era.

Come decidere prima se il webinar è andato bene

Il consiglio più utile è annotarsi, prima dell'evento, cosa pensi farebbe dire che è andato bene. Una frase sola, scritta prima di vedere i numeri. Dopo, quando i dati arrivano, è molto più difficile raccontarsi la versione che fa piacere.

Può essere "almeno metà dei presenti resta fino alla fine", oppure "dopo una settimana qualcuno ha usato il modulo che abbiamo presentato". Con una frase così in mano, sia il numero alto sia quello basso diventano informazioni, e smettono di essere un verdetto.

Domande frequenti

Meglio agenda bloccata o iscrizione libera?

Dipende da cosa si vuole ottenere. Per un'informazione che riguarda tutti, ad esempio una Townhall globale, ha senso tenere l'evento per tutti; per un tema che interessa solo alcuni, un numero più piccolo e più vero lavora meglio. Una via di mezzo: invito aperto, agenda bloccata solo per chi è coinvolto, registrazione per gli altri.

Perché un numero alto di partecipanti può ingannare?

Con l'agenda bloccata il totale sale anche per persone che hanno aperto la finestra e hanno continuato a lavorare, con telecamera spenta e audio muto.

Cosa guardare accanto al totale dei partecipanti?

Quanti restano fino a metà e fino alla fine, le domande arrivate in chat, chi rivede la registrazione, le risposte a un sondaggio breve e cosa succede la settimana dopo.

Come si decide se un webinar è andato bene?

Si scrive prima una frase sola su cosa farebbe dire che è andato bene, per esempio "almeno metà dei presenti resta fino alla fine". Con quella in mano, sia il numero alto sia quello basso diventano informazioni.

Per approfondire: perché il tasso di apertura non basta e un modello per far parlare un workshop. Per partire dalle basi: Comunicazione interna, da zero.